Comment gérer les Contacts d’une Organisation

Définissez qui est le Contact principal, les contacts opérationnels et à quelles adresses e-mail les factures sont envoyées.

Chaque Organisation a ses Contacts, organisés par type.

De Contacts tu décides qui est la personne de référence, qui reçoit la gestion des opérations et à quelles adresses les factures sont envoyées.

📘 Qu’allez-vous obtenir ?

Les Contacts de l'Organisation à jour : son Contact principal, ses Contacts d'opérations et les e-mails auxquels arrivent les factures.

Avant de commencer

Vous devez être connecté et avoir l'autorisation de gérer l'Organisation. Entrez-y et ouvrez Contacts. Vous verrez plusieurs onglets : Principal, Opérations et Facturation.

Contact principal

Dans l'onglet Principal, choisissez dans le sélecteur Contact principal la personne de référence de l'Organisation et cliquez sur Enregistrer. En dessous s'affiche sa fiche (nom, e-mail, téléphone et langue) comme référence.

Onglet principal des Contacts

Contacts d'opérations

Dans l'onglet Opérations vous avez la liste des Contacts d'opérations, avec les colonnes Nom, Prénoms, E-mail, Téléphone et WhatsApp. Vous pouvez la trier, la filtrer avec Filtres et gérer chaque contact depuis son menu d'actions.

Liste des Contacts d'opérations

Pour en ajouter un, cliquez sur Ajouter et remplissez le formulaire :

• Nom et Prénoms.
• E-mail.
• Téléphone (avec son préfixe de pays).
• Gérer les tickets par WhatsApp — activez-le si vous souhaitez que ce contact gère les tickets par WhatsApp.

Cliquez sur Enregistrer pour l'ajouter.

Création d'un contact d'opérations

Contacts de facturation

Dans l'onglet Facturation vous définissez à quelles adresses e-mail les factures sont envoyées. Saisissez une adresse dans Ajouter e-mail et cliquez sur Ajouter. Chaque e-mail est ajouté à la liste sous forme d'étiquette, et vous pouvez le retirer depuis son icône Supprimer. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.

Contacts de facturation

Conclusion

Vous savez maintenant comment gérer les Contacts d'une Organisation : le Contact principal comme référence, ceux d'opérations pour le quotidien et ceux de facturation pour que les factures arrivent à la bonne personne.

Étapes suivantes

• Passez en revue les types de contact dans Contacts.
• Configurez la manière dont le service client se présente dans Comment personnaliser le portail utilisateur et le panneau d'administration.